|
Контрольный список для подготовки к проведению мероприятия с использованием
Технологии "Открытое Пространство"
Пегги Холманн, “Open Circle Company”, peggy@opencirclecompany.com
(перевод на русский Раффи Афтанделяна, консалтинговая группа “essenceworks” raffi[at]essenceworks.ru)
|
Задача |
Сделано? |
|
Планирование до мероприятия |
|
|
Образовать оргкомитет |
|
|
Выбрать тему, определить ожидаемые результаты, |
|
|
Составить список всех заинтересованных групп;
Составить список тех, кого хотите пригласить;
Определить количество тех, кого хотите пригласить на мероприятие |
|
|
Определить по каким критериям будете оценивать успешность мероприятия |
|
|
Определить дату мероприятия |
|
|
Найти помещение (убедитесь в том, что можно прикрепить ватман/плакаты к стене скотчем) |
|
|
Определить, где будет сам большой круг |
|
|
Комнаты для сессий (5 комнат на 100 человек) |
|
|
Место для курения |
|
|
Место для регистрации |
|
|
Место для еды, кофе, чая |
|
| |
|
|
Хозяйственные моменты |
|
|
Предоставить информацию об "Открытом Пространстве" сотрудникам, которые будут осуществлять подготовительные работы |
|
|
Подготовить стулья в форме круга в главной комнате/зале, подготовить комнаты для работы в сессиях |
|
|
Составить список комнат для работы в сессиях, указатели для всех комнат |
|
|
Организовать питание (буфет, еда, которую в течение несколько часов можно оставлять на столе) |
|
|
Решить все вопросы с теми, кто будет обеспечивать питание (завтрак, обед, ужин, кофе-брейки) |
|
|
Организовать питание для тех, у кого особые нужды в плане питания |
|
|
Организовать обеспечение компьютерами (5 на 100 человек) |
|
|
1 лазерный принтер |
|
|
Обеспечить нужное электропитание, столы для компьютеров |
|
|
Подготовить компьютеры для того, чтобы было легко набирать отчёты о работе в сессиях |
|
|
Обеспечить микрофон (беспроводный и запасная батарейка) |
|
|
Купить нужные канцтовары: бумажный скотч (1 рулон на каждую комнату; фломастеры (с толстой точкой: 4 на каждую комнату; 5 – для большого круга); Флиппчарты (доски) – 1 на каждую комнату, миллиметровка/ватман (15 листов на каждую комнату; Бумага (миллиметровка) для объявления тем сессий (1/4 страницы миллиметровки; количество страниц больше, чем количество участников; 4 разноцветных упаковки бумаги "post-its" |
|
|
Юридические вопросы? |
|
|
Потребуются подготовки надписей/вывесок? |
|
|
Помощь с транспортом? (размещение, дорога, карта) |
|
|
Приготовить "бэйджи" и другие материалы для приветствия участников |
|
|
Приготовить обложку для "Книги результатов" |
|
|
Назначить время для подведения итогов мероприятия |
|
|
Организовать тиражирование "Книги результатов" |
|
|
Организовать набор на компьютере контактной информации участников, адреса (для "Книги результатов) |
|
| |
|
|
Подготовка к самому дню мероприятия |
|
|
Подготовить спонсора мероприятия к открытию/приветствию и к его роли |
|
|
Подготовить стол для регистрации (вывеска, "бэйджики", ручки, список участников: имена, номера телефонов, адреса) |
|
|
Подготовить доску объявлений, место для компьютеров, микрофон |
|
|
Нарисовать матрицу "время/место", плакаты ("закон", "4 принципа", "неожиданности", "бабочки", "пчелки", "рыночную площадь", "горячие новости", тему) |
|
|
Подготовить формы отчётов работы в сессиях (если планы действия будут разработаны, эти формы отчётов тоже подготовьте) |
|
|
Подготовить круг, маркеры, бумагу для тем в центре круга |
|
|
Канцтовары в комнатах |
|
|
Оформить зал |
|
|
Раздать "Книги результатов" |
|
| |
|
|
После мероприятия |
|
|
Провести обсуждение мероприятия; провести оценку результатов |
|
Какие моменты следует обсуждать, если спонсор думает провести "Открытое Пространство"
- Используете его, когда возникают трудности, конфликты, разнообразие, замешательство, и ответы нужны были уже вчера.
- Не используйте его, если уже знаете ответ, или думаете, что знаете ответ.
- Обсуждаете альтернативы "Открытому Пространству": какие другие варианты вы рассмотрели? Присутствуют ли нужные предпосылки для "Открытого Пространства"?
- Что вы хотите от "Открытого Пространства"? Какая потребность у вас?
- Самое главное: выбор темы и кого приглашаете (чем больше различных людей приглашаете, тем больше возможности для новшеств, новых идей, подходов, решений)
- Какие у всех ожидания от "Открытого Пространства"? Какие ожидаемые результаты? Что вы будете с ними делать? Кого волнует эта тема? Какие могут быть ограничения?
- Учтите, что когда открываем пространство, мы выпускаем "джинна из бутылки". Не используйте ОП, если не можете жить с его последствиями.
- Когда его открывают, оно должно оставаться открытым до конца. Спонсор должен играть по тем же правилам, как и все. Это святое проявление веры в других, и его нужно уважать, иначе будут нежелательные последствия.
О содержании приглашения
- Следите за тем, чтобы по формулировке было понятно, что это приглашение. Иными словами, у человека есть выбор, участвовать или не участвовать.
- Цель мероприятия и ожидаемые результаты.
- Спонсор.
- Коротко о форме работы (не больше 25 слов о том, что такое "Открытое Пространство").
- Часы работы.
- Выделить дополнительное время на регистрацию в первый день.
- Практические моменты.
- Место проведения.
- Информация о размещении, питании, транспорте.
- Как одеваться.
- Как регистрироваться.
- Если количество участников может быть ограничено по каким-либо параметрам, включите в текст сообщение о том, что "в число участников будут включены те, кто первыми откликнутся на приглашение".
- Требование участвовать во всех мероприятиях (это не проходной двор).
- С кем связаться, чтобы получить дополнительную информацию.
Подготовка спонсора для открытия (что он должен сказать):
- Поблагодарить за то, что приехали.
- Сказать о том, как он сам поддерживает эту инициативу, что будет делаться с результатами этого мероприятия.
- Рассказать, какие имеются ограничители (время, бюджет).
- Сказать о своих ожиданиях от этого мероприятия.
- Рассказать о том, кто был приглашён. |
